Dokumente hochladen und nutzen

Wofür Dokumente

Dokumente sind das Gedächtnis, das du der KI gibst. Alles, worauf sie sich beim Schreiben stützen soll, legst du hier ab. Dann erfindet sie nichts, sondern arbeitet mit deinem echten Material.

Das gilt für jede Art von Text, nicht nur für Mailings und Landingpages:

• Werbetexte: Briefings, alte Mailings, Verkaufsseiten, Anzeigen, Konditionen, Pflichtangaben.
• Redaktionelle Texte: Fachartikel, Ratgeber, Whitepaper, Pressetexte, Newsletter.
• GEO- und KI-optimierte Texte: Quellen, Fakten, Studien, die in den Text einfließen sollen.
• Vorlagen und Quellen: Produktunterlagen, Preislisten, frühere Entwürfe, alles, was als Referenz dienen soll.

Kurz: Je besser dein Material, desto besser der Text. Ein Dokument hochzuladen dauert eine Minute und spart dir später viel Korrigieren.

Drei Wege rein

Geh links auf Dokumente und dann auf Dokument hinzufügen. Du hast drei Möglichkeiten. Über "Springe zu" oben springst du direkt zu der, die du brauchst.

1. Text einfügen

Der schnellste Weg, wenn du den Text schon irgendwo hast. Kopier ihn aus Word, aus dem Browser oder aus einer E-Mail und füg ihn in das Eingabefeld ein. Titel dazu, fertig.

Das Besondere: Du arbeitest in einem visuellen Editor, nicht in einem nackten Textfeld. Überschriften, Fettungen, Listen und Tabellen bleiben beim Einfügen erhalten. Du musst also nichts neu formatieren. Nimm diesen Weg, wenn der Text nirgends als Datei liegt, sondern nur in der Zwischenablage.

2. URL einlesen

Du gibst die Adresse einer Webseite ein, zum Beispiel eine Landingpage der Konkurrenz oder einen Fachartikel. Die App holt die Seite und zieht den Haupttext heraus. Menü, Werbung und Footer fallen weg, nur der eigentliche Inhalt bleibt übrig.

Einen Titel kannst du selbst vergeben. Lässt du das Feld leer, wird der Titel von der Seite übernommen. Die Quell-Adresse merkt sich die App und zeigt sie später auf der Detailseite des Dokuments. So weißt du immer, woher der Text stammt.

3. Datei hochladen

Zieh die Datei einfach in das Feld oder klick darauf, um sie auszuwählen. Diese Formate liest die App:

• Word (.docx) mit Überschriften und Formatierungen.
• PDF (.pdf), seitenweise ausgelesen.
• Text (.txt) und Markdown (.md).

Pro Datei sind bis zu 25 MB möglich. Das Original wird mit abgelegt. Über einen Download-Link auf der Detailseite holst du es später bei Bedarf wieder herunter. Bleibt das Titelfeld leer, nimmt die App den Dateinamen.

PDFs: Standard oder Vision

Sobald du eine PDF auswählst, erscheint ein zusätzlicher Block: PDF-Verarbeitung. Hier entscheidest du, wie genau die App das PDF auslesen soll. Das ist die wichtigste Stelle dieser Anleitung. Nimm dir kurz Zeit dafür.

Standard-Erkennung

Die schnelle Variante. Die App liest den Text direkt aus dem PDF, mit Überschriften und Formatierungen. Für die meisten PDFs reicht das völlig: ein normaler Fließtext, ein Briefing, ein Artikel, eine Pressemitteilung.

Der Haken: Tabellen erkennt die Standard-Erkennung nicht als Tabellen. Sie löst sie in Fließtext auf. Aus einer sauberen Preistabelle wird dann eine Reihe loser Zahlen, bei der nicht mehr klar ist, welcher Wert zu welcher Zeile gehört.

Claude Vision

Die genaue Variante, für anspruchsvolle Layouts. Statt den Text einfach herauszuziehen, schickt die App jede Seite als Bild an die KI. Die KI schaut sich die Seite an, so wie ein Mensch sie sehen würde, und liest ab, was wirklich dasteht.

Genau darum ist Vision bei diesen drei Fällen die richtige Wahl:

• Komplexe Tabellen. Weil die KI die Seite als Bild sieht, erkennt sie, was Spalte und was Zeile ist. Welcher Preis zu welcher Leistung gehört, bleibt erhalten. Bei der Standard-Erkennung geht genau das verloren.
• Mehrere Spalten. Zeitungsartikel, Prospekte oder Mailings im Mehrspalten-Satz liest die Standard-Erkennung oft quer durcheinander, also Zeile für Zeile über alle Spalten hinweg. Vision liest Spalte für Spalte, in der richtigen Reihenfolge.
• Gescannte Seiten. Ein eingescanntes Dokument ist für den Computer erstmal nur ein Bild ohne Text dahinter. Die Standard-Erkennung findet da gar nichts. Vision erkennt die Buchstaben auf dem Bild und macht echten Text daraus.

Der gemeinsame Grund: Vision liest jede Seite wie ein Bild. Es muss nicht erraten, in welcher Reihenfolge der Text gemeint war, sondern sieht das Layout direkt vor sich. Deshalb bleiben Tabellen, Spalten und Scans sauber, wo die Standard-Erkennung durcheinanderkommt.

Praktisch: Vision verarbeitet bis zu sechs Seiten gleichzeitig. Während es läuft, siehst du einen Fortschrittsbalken und eine mitlaufende Zeitanzeige. Bei einem mittleren PDF von 10 bis 30 Seiten dauert das etwa ein bis zwei Minuten. Lass den Tab in dieser Zeit offen.

Für Vision brauchst du einen Anthropic-API-Key unter Einstellungen. Ist keiner hinterlegt, sagt dir die App das, und du bleibst bei der Standard-Erkennung.

Die einfache Faustregel: Sauberer Fließtext geht mit der Standard-Erkennung. Sobald Tabellen, mehrere Spalten oder ein Scan im Spiel sind, nimm Vision. Lieber einmal zwei Minuten warten als hinterher mit verrutschten Zahlen weiterarbeiten.

In welchen Ordner es landet

Hast du Dokument hinzufügen aus einem geöffneten Ordner heraus aufgerufen, landet das neue Dokument direkt dort. Die Seite zeigt dir das oben an ("Neue Dokumente landen im Ordner ..."). Ordner halten deine Bibliothek sauber, etwa ein Ordner pro Kunde oder pro Kampagne. Projekt, Typ und Tags vergibst du übrigens nicht beim Hochladen, sondern danach im zweiten Schritt auf der Detailseite. So bleibt das Hochladen schlank: erst rein, dann einsortieren.

Im Chat als Kontext nutzen

Das ist der eigentliche Sinn der Sache. Im Chat hängst du ein Dokument an deine Nachricht an, über den Knopf Dokument anhängen (Büroklammer). Du wählst eines oder mehrere aus deiner Bibliothek, und die KI hat den Inhalt beim Schreiben vor sich.

Was das verändert:

• Die KI bezieht sich auf den echten Inhalt, statt zu raten. Sie nennt die richtigen Konditionen, die richtigen Produktdetails, die richtigen Namen.
• Briefings musst du nicht jedes Mal abtippen oder zusammenfassen. Häng das Briefing-Dokument an, und die KI kennt den Auftrag.
• Pflichtangaben und feste Formulierungen kommen so genau übernommen in den Text, ohne dass etwas verfälscht wird.
• Bei einer Konkurrenz-Landingpage als Dokument kannst du sagen "mach es besser als das hier", und die KI weiß, worauf sie sich bezieht.

Du kannst dasselbe Dokument in beliebig vielen Chats wiederverwenden. Einmal hochgeladen, steht es dir immer zur Verfügung. Genau deshalb lohnt es sich, dein Material einmal sauber abzulegen: Du baust dir eine Bibliothek auf, auf die du bei jedem neuen Text zugreifst.

Kurz zusammengefasst

• Drei Wege rein: Text einfügen, URL einlesen, Datei hochladen.
• Bei PDFs mit Tabellen, Spalten oder Scans: Vision wählen, sonst Standard.
• Im Chat anhängen, damit die KI mit deinem echten Material arbeitet statt zu raten.