Textbausteine: wiederkehrende Textstücke

Wofür Textbausteine

Manche Textstücke schreibst du immer wieder. Die Geld-zurück-Garantie mit genau dem Wortlaut, auf den ihr euch geeinigt habt. Die Pflichtangabe unter jedem Angebot. Der Standard-Absatz über den Verlag, der in jeder zweiten Landingpage steht. Jedes Mal neu zu tippen (oder aus einer alten Datei zu kopieren) kostet Zeit und schleicht Fehler ein.

Genau dafür sind Textbausteine da. Du legst so ein Textstück einmal sauber ab, und danach holst du es dir mit einem kurzen Kürzel oder über die Auswahl unter „/“. Immer im gleichen Wortlaut, ohne Vertipper, ohne Suchen in alten Dokumenten.

Typische Fälle:

• Garantie-Formeln und feste Versprechen, Wort für Wort abgestimmt.
• Pflichtangaben, Widerrufshinweise, rechtliche Standardsätze.
• Wiederkehrende Absätze, etwa die Vorstellung eures Hauses oder ein Standard-Schluss.
• Adressen, Kontaktzeilen, Impressum-Bausteine, die nie anders lauten dürfen.

Kurz: Alles, was mehr als einmal genau so gebraucht wird, gehört als Textbaustein hinterlegt.

Einen Textbaustein anlegen

Geh links auf Anpassen und im Menü daneben unter „Wie die KI schreibt“ auf Textbausteine. Oben klickst du auf + Neuer Textbaustein und füllst ein kurzes Formular aus.

• Name. Wie der Textbaustein in der Liste und im Auswahlfenster heißt, zum Beispiel „Geld-zurück-Garantie“. Nur für dich zum Wiederfinden, er landet nicht im Text.
• Kürzel (optional). Ein kurzes Wort, mit dem du den Textbaustein blitzschnell einsetzt, zum Beispiel /garantie. Mehr dazu gleich. Lässt du das Feld leer, geht das Einfügen trotzdem, nur eben über das Auswahlfenster.
• Zuordnung (optional). Entweder Global, dann steht der Textbaustein bei allen Kunden zur Verfügung. Oder ein bestimmter Kunde, dann taucht er nur dort auf. Pflichtangaben eines einzelnen Auftraggebers ordnest du dem Kunden zu, eine allgemeine Formel lässt du global.
• Inhalt. Der eigentliche Text, der später eingefügt wird. Hier kann viel stehen, bis zu 20.000 Zeichen, also auch ein ganzer Absatz oder eine kurze Liste.

Ein Tipp zum Kürzel: Nimm ein Zeichen davor, das du sonst nicht tippst, etwa den Schrägstrich (/garantie, /pflicht, /absender). So löst das Kürzel nie versehentlich aus, wenn du ein normales Wort schreibst.

Zwei Wege, einen Textbaustein einzufügen

Im Chat setzt du deine Textbausteine auf zwei Arten in den Text. Beide fügen an genau der Stelle ein, an der dein Cursor gerade steht.

Über „/“ (Auswahl beim Tippen)

Tipp im Eingabefeld einfach ein „/“. Sofort erscheint eine Auswahl ALLER deiner Textbausteine, auch der ohne Kürzel; beim Weitertippen filtert sie nach Kürzel und Name. Klick den passenden an oder wähl ihn mit den Pfeiltasten, und er steht sofort in deiner Nachricht.

Das ist der Weg, wenn du das Kürzel gerade nicht im Kopf hast oder erst nachschauen willst, was du eigentlich abgelegt hast.

Über das Kürzel (Auto-Ersetzung)

Schneller geht es mit dem Kürzel. Du tippst es einfach mitten in deinen Text, zum Beispiel /garantie, und drückst danach die Leertaste. In dem Moment ersetzt die App das Kürzel durch den vollen Text. Du musst nichts anklicken, es passiert beim Weitertippen von selbst.

Wichtig: Die Ersetzung kommt erst mit dem Leerzeichen (oder Zeilenumbruch) nach dem Kürzel. Solange du noch mittendrin tippst, bleibt das Kürzel stehen. Und getauscht wird nur, was exakt zu einem deiner Kürzel passt. Alles andere lässt die App unangetastet.

Textbausteine ordnen

Auf der Übersichtsseite sind deine Textbausteine gruppiert. Ganz oben stehen die globalen (für alle Kunden), darunter jeweils ein Block pro Kunde. So siehst du auf einen Blick, was überall gilt und was nur zu einem bestimmten Auftraggeber gehört. In der Zeile erkennst du an dem grauen Kürzel-Etikett (falls vergeben) und am Anfang des Inhalts sofort, worum es geht.

Bearbeiten: Klick einen Textbaustein an, dann kommst du auf seine Detailseite und änderst Name, Kürzel, Zuordnung, Inhalt oder Sichtbarkeit.

Löschen: Rechts an jeder Zeile sitzt ein kleines ✕. Ein Klick entfernt den Textbaustein direkt, ohne Umweg über eine Detailseite.

Im Team teilen

Arbeitet ihr zu mehreren, musst du eure festen Formeln nur einmal anlegen. Beim Anlegen (und später auf der Detailseite) gibt es den Schalter für die Sichtbarkeit:

• Nur du. Der Textbaustein ist privat, niemand sonst sieht ihn.
• Geteilt. Alle im Team können diesen Textbaustein sehen und nutzen. In der Übersicht trägt er dann das Etikett „Geteilt“.

So habt ihr eure Pflichtangaben und Garantie-Texte an einer Stelle, in einem verbindlichen Wortlaut. Ändert jemand die geteilte Fassung, ziehen alle mit. Kein Hin- und Herschicken von „welche Version ist jetzt die richtige“ mehr.

Kurz zusammengefasst

• Textbausteine sind wiederkehrende Textstücke, die du einmal ablegst und im Chat per Kürzel oder über „/“ einsetzt.
• Anlegen unter Anpassen → Textbausteine → + Neuer Textbaustein: Name, optional ein Kürzel wie /garantie, Zuordnung und Inhalt.
• Einfügen im Chat per Kürzel plus Leertaste — oder „/“ tippen und aus der Auswahl wählen.
• Auf „Geteilt“ stellen, damit das ganze Team denselben Wortlaut nutzt.